Проведение онлайн-заседания комиссии

Провести заседание комиссии может только его организатор. Для этого:

1. В главном меню слева перейдите в раздел "Управление закупками" - "Календарь".

2. Нажмите на название нужного собрания.

3. В новой вкладке откроется окно управления заседанием. Нажмите кнопку "Начать обсуждение".

4. Перейдите во вкладку "Конференция" и нажмите кнопку "Начать конференцию".

5. После присоединения к конференции других участников необходимо открыть им доступ к конференции. Для этого внизу перейдите во вкладку "Управлять участниками", справа нажмите кнопку "Принять" в строке каждого присоединившегося участника.

Либо установите возможность автоматического входа в конференцию при присоединении к ней нового участника. Для этого во вкладке "Подробнее" снимите отметку "Переводить участника в зал ожидания при входе".

6. Конференция проходит в онлайн-формате, позволяет использовать web-камеру и микрофон. Обмен текстовыми сообщениями и документами доступен в чате (кнопка в правом нижнем углу).

7. Для фиксации результатов обсуждения перейдите во вкладку "Итоги". По каждой повестке укажите решение каждого участника заседания и общее решение по вопросу повестки. Для сохранения информации используйте кнопку "Сохранить итоги собрания" под списком вопросов повестки, до сохранения просмотр внесенных сведений не доступен другим участникам заседания.

8. После окончания заседания и заполнения информации по всем вопросам повестки нажмите кнопку "Завершить обсуждение" внизу страницы. Заседание перейдет на этап "Формирование результата". Участники будут отключены от конференции, чат при этом остается доступен. После обработки системой сформируются записи конференции, которые будут доступны организатору для скачивания в течение трех дней. Скачать можно как видео-запись, так и отдельно аудио-запись конференции.

9. Во вкладке "Итоги" перейдите в раздел "Протокол собрания". Здесь вы можете сформировать протокол по шаблону площадки с помощью кнопки "Сформировать и сохранить" - будет добавлен файл с перечнем участников, вопросов и итоговых решений по данным вопросам. Либо прикрепить собственный протокол с помощью кнопки "Прикрепить документ", затем "Сохранить".

9. После внесения всей информации внизу страницы нажмите кнопку "Начать формирование протокола". Заседание перейдет на этап "Подписание результата". После подписания необходимых документов прикрепите их во вкладке "Протокол собрания", затем нажмите кнопку "Сохранить итоги и завершить собрание".

Примечание. На каждом этапе собрания организатор имеет возможность вернуть его на предыдущий этап нажатием соответствующей кнопки внизу страницы.

Ключевые слова: как провести конференцию, собрание, завершить собрание, скачать результаты, видео, аудио, ожидание проведения, создать конференцию, онлайн-переговоры

Эта статья помогла Вам?

Сервис поддержки клиентов работает на платформе UserEcho