Онлайн-собрания: создание заседания комиссии

ОТС позволяет использовать функцию "Заседания" для совместной удаленной работы сотрудников организации. Вы можете проводить онлайн-конференции с доступом ко всей необходимой информации в одном окне: повестка собрания, ход и документы заседания, запись истории чата и видео, подведение итогов голосования и др.

Нажмите на название раздела, чтобы посмотреть порядок действий:

Создание заседания комиссии

1. В личном кабинете перейдите в список ваших процедур, нажав пиктограмму "Молоток" на верхней панели.


2. В списке найдите нужную процедуру и нажмите в её плитке кнопку "Заседание комиссии".

Создать комиссию можно по нескольким процедурам сразу. Для этого установите отметки в плитках нужных процедур, затем нажмите пиктограмму комиссии над их списком.

Добавить в повестку можно любую процедуру, кроме тех, что находятся в статусе: черновик, публикация извещения, заключение договора, завершен, отказ от размещения.

3. В диалоговом выберите подходящий вариант:

3.1. Создать собрание - создать новое собрание и добавить процедуру в его повестку;

Заполните открывшееся окно. Длительность собрания выбирается из выпадающего списка (01:00, 01:30 и т.д., максимальная длительность - 03:30 ч.). Формат собрания: онлайн либо офлайн. В случае собрания "Офлайн" не будет возможности провести видео/аудиоконференцию, заседание проходит вне площадки, на площадке фиксируются только результаты обсуждения.

После заполнения нажмите кнопку "Добавить".


3.2. 
Выбрать ранее созданное собрание - добавить процедуру в повестку существующего собрания. Для этого нажмите на название нужного собрания, затем кнопку "Добавить".

4. Отобразится уведомление об успешном создании собрания. Нажмите кнопку "Перейти" для заполнения повестки и участников заседания.

Примечания. 

1. Создать комиссию можно также из карточки процедуры в меню "Действия".



После перехода в созданное заседание откроется окно его заполнения и проведения. Во вкладке "Повестка" заполните информацию о вопросах, которые будут обсуждаться в ходе заседания. Для этого нажмите кнопку "Редактировать повестку и общие данные".

Общая информация о собрании и повестка станут доступны для редактирования. Нажмите кнопку "Добавить вопрос" и заполните диалоговое окно. Затем нажмите кнопку "Сохранить".

Вопрос повестки будет добавлен в перечень. При нажатии на него форма просмотра и управления документами вопроса откроется справа.

Вопросы можно менять местами "перетягиванием" плитки вопроса в необходимое положение. 

Для удаления вопроса установите отметку рядом с его плиткой и нажмите кнопку "Удалить вопрос".

По окончании заполнения повестки нажмите кнопку "Сохранить повестку и общие данные".

Примечания. 

1. В повестку должен быть добавлен как минимум один вопрос.

2. Закупка, по которой создано собрание, добавляется в повестку автоматически. В форме этого вопроса доступно прикрепление дополнительных документов, а также ссылка на переход в закупку, список заявок и страницу подведения итогов.


▼ Приглашение участников

Для редактирования состава заседания и отправки приглашений на заседание: 1. Перейдите во вкладку "Участники".  2. Для добавления участника нажмите пиктограмму 🞣.

3. В диалоговом окне осуществите поиск участника по e-mail и выберите его из списка. ФИО и e-mail будут заполнены автоматически. Из выпадающего списка выберите роль участника в данном заседании и укажите его должность.

Если участник не зарегистрирован на площадке, то в поле "Поиск" выберите вариант "Создать нового" и заполните все поля вручную. При создании нового участника по умолчанию устанавливается отметка "Моя организация" - указанный участник после подтверждения участия и своих данных будет добавлен в личный кабинет организации с ролью "Пользователь". Если участника не требуется добавлять в число пользователей организации, то снимите отметку "Моя организация".

После заполнения окна нажмите кнопку "Сохранить".

4. Участник будет добавлен в перечень. Для отправки приглашения выберите участников, установив отметку в их строках, затем нажмите кнопку "Отправить приглашение" и подтвердите действие.



▼ Создание шаблона с перечнем участников

Вы можете сохранить перечень указанных участников как шаблон, что в дальнейшем позволит выбрать состав заседания без заполнения информации о каждом участнике. Для этого под таблицей нажмите ссылку "Сохранить список как шаблон", укажите название шаблона и нажмите кнопку "Сохранить".

В дальнейшем при создании заседания во вкладке "Участники" нажмите ссылку "Заполнить участниками из шаблона". В диалоговом окне выберите шаблон и нажмите кнопку "Сохранить".

Шаблоны можно переименовывать и удалять. Для этого в форме приглашения участников нажмите ссылку "Редактировать список шаблонов". В диалоговом окне выберите интересующий шаблон и нажмите кнопку:

- Переименовать шаблон - в новом диалоговом окне укажите новое название шаблона и нажмите "Сохранить".

- Удалить из списка - в новом диалоговом окне подтвердите удаление нажатием кнопки "Ок". 


Сохранение (назначение) заседания

После заполнения повестки и добавления участников появится возможность перевести заседание на следующий этап "Ожидание проведения". Для этого нажмите кнопку "Завершить планирование" и подтвердите действие.

После этого будут доступны следующие действия:

• Отменить собрание - собрание будет отменено, никакие действия не будут доступны.

Вернуть на планирование - перевести заседание на этап "Планирование" с возможность редактирования повестки и состава комиссии.

Начать обсуждение - перейти к проведению собрания. Подробнее порядок проведения описан здесь.

• Чат - всем участникам собрания становится доступен чат с возможностью обмена текстовыми сообщениями и файлами.


Примечание. Действия по созданию и управлению заседанием доступны только организатору заседания. При создании заседания организатор автоматически добавляется в список участников с ролью "Секретарь".

Ключевые слова: создать собрание, онлайн, конференция, собрание на ЭТП, заседание, решение комиссии, онлайн-переговоры

Эта статья помогла Вам?

Сервис поддержки клиентов работает на платформе UserEcho